Condiciones del servicio

01 / CONDICIONES

La plataforma y su alcance

PhilaxMed es la plataforma de gestión que acompaña la operación del centro de salud. Según la contratación, puede reunir agenda, fichas clínicas, recaudación, reportes, farmacia y comunicaciones de citas, además de integraciones habilitadas.

El alcance debe quedar identificado en la propuesta comercial y el contrato: módulos, usuarios, sedes, integraciones y servicios adicionales. La presencia de una función en la web no implica que esté incluida en todos los planes.

PhilaxMed proporciona herramientas tecnológicas; no sustituye el criterio clínico, la atención de profesionales ni las responsabilidades sanitarias del prestador.

02 / CONDICIONES

Quién contrata y qué documentos aplican

El proveedor del servicio es Philaxmed Ltda., RUT 77.288.350-1, con domicilio en San Pío X 2460, Oficina 405, Providencia, Santiago de Chile.

Formalización del contrato

La contratación se formaliza mediante la firma del contrato por ambas partes. El proceso se coordina por correo electrónico y Philaxmed Ltda. entrega al cliente una copia final en PDF, firmada por sus respectivos representantes.

Cuando se requiera firma electrónica avanzada, el proceso podrá realizarse a través de FirmaYa, previa coordinación entre las partes.

Prioridad del contrato

En caso de diferencias entre estas condiciones y el contrato suscrito con el centro, prevalecerá lo acordado en dicho contrato y sus anexos.

03 / CONDICIONES

Cuentas, permisos y uso responsable

El cliente debe designar a sus usuarios autorizados, mantener actualizados sus permisos, proteger las credenciales y comunicar oportunamente accesos indebidos o cambios de personal. Cada usuario debe utilizar únicamente los accesos necesarios para su función.

No se debe utilizar la plataforma para actividades ilícitas, mensajes no autorizados, acceso indebido a información o acciones que afecten su seguridad. Estas obligaciones no excluyen las responsabilidades que correspondan a PhilaxMed por su propio servicio.

04 / CONDICIONES

Información clínica, privacidad y confidencialidad

Información clínica y acceso de soporte

Philaxmed almacena la información clínica en infraestructura profesional en la nube para prestar los servicios contratados por el centro.

Respecto de la información clínica que administra por cuenta del centro, Philaxmed actúa conforme a las instrucciones documentadas de éste y para las finalidades del servicio contratado. Las condiciones de tratamiento se establecen por escrito en el contrato o en un anexo.

El acceso a información clínica por razones de soporte será excepcional, limitado a lo estrictamente necesario y sujeto a las autorizaciones y condiciones legales aplicables. Philaxmed priorizará mecanismos de asistencia que no requieran visualizar información clínica identificable.

El personal de Philaxmed con acceso a la información está sujeto a compromisos de confidencialidad.

Los centros pueden solicitar a Philaxmed información adicional sobre la infraestructura de alojamiento y los procedimientos de seguridad y atención de incidentes.

05 / CONDICIONES

Mensajería e integraciones

Las confirmaciones y demás mensajes operativos deben enviarse para las finalidades autorizadas y con información pertinente. El cliente debe contar con la base jurídica y, cuando corresponda, el consentimiento requerido; la publicidad debe distinguirse de las comunicaciones de una cita.

Las integraciones complementan los procesos gestionados en PhilaxMed. Su disponibilidad, configuración, requisitos, contratación y eventuales cobros de terceros deben explicarse para cada servicio habilitado.

Baja de mensajes por WhatsApp

El destinatario puede detener los envíos automáticos por WhatsApp respondiendo «Salir» en la conversación. La baja se aplica automáticamente, sin necesidad de realizar otra gestión.

Una baja de comunicaciones no debe confundirse con la eliminación de la ficha clínica.

06 / CONDICIONES

Planes, cobros y renovación

Antes de contratar, el cliente debe poder conocer el precio, moneda, impuestos, periodicidad de cobro, servicios incluidos y adicionales, así como las condiciones de renovación y término que correspondan.

Vigencia y término del servicio

El contrato permanece vigente hasta que el centro solicite su término por correo electrónico. La solicitud podrá realizarse durante el mes en curso y el servicio finalizará el último día de ese mismo mes.

Facturación y pago

El servicio se factura mensualmente por mes vencido. El pago deberá efectuarse dentro de los treinta días corridos siguientes a la recepción de la factura.

Tarifas e impuestos

Las tarifas y sus modificaciones se acuerdan con cada cliente. En Chile, se expresan en Unidades de Fomento (UF), más IVA, y se facturan en pesos chilenos según el valor de la UF vigente en la fecha de emisión. Para clientes extranjeros, las tarifas pueden pactarse en dólares estadounidenses (USD), con emisión de factura de exportación cuando corresponda.

Pagos en exceso o duplicados

Cuando se detecte un pago en exceso o duplicado, Philaxmed notificará al centro. A elección del centro, el importe se devolverá o se mantendrá como saldo a favor para futuras facturas.

Facturas vencidas y reactivación

Philaxmed enviará recordatorios de pago cada quince días mientras existan facturas vencidas. Al acumularse dos facturas vencidas, Philaxmed notificará al centro el incumplimiento y la fecha y hora previstas para la suspensión, conforme al plazo establecido en el contrato. La suspensión no implicará la eliminación de información ni impedirá atender las solicitudes de acceso o entrega legalmente exigibles. El servicio se reactivará inmediatamente una vez confirmado el pago.

07 / CONDICIONES

Soporte y continuidad del servicio

El soporte se presta de lunes a viernes, de 08:00 a 18:00 horas de Chile, excluidos los días festivos. La atención inicial es habitualmente inmediata; las solicitudes de configuración suelen resolverse dentro de dos horas y los problemas de mayor complejidad, en uno a dos días. Estos tiempos son orientativos y pueden variar según la naturaleza de la solicitud.

Mantenimiento

Philaxmed realiza labores de mantenimiento para el funcionamiento de la plataforma. Cuando se programen trabajos que puedan afectar la disponibilidad del servicio, se informará previamente al centro.

Canales de soporte y prioridad de atención

El soporte se presta por correo electrónico, teléfono, WhatsApp y mediante los canales disponibles dentro de Philaxmed. Se priorizan las fallas que impiden la operación del centro.

08 / CONDICIONES

Conservación, solicitudes y salida del servicio

Una solicitud de eliminación debe evaluarse según el tipo de dato y las obligaciones aplicables. En Chile, la Ley 20.584 exige a los prestadores conservar la ficha clínica durante al menos quince años; por ello no corresponde prometer el borrado inmediato de toda la información de un paciente.

Las solicitudes sobre antecedentes clínicos deben canalizarse inicialmente con el prestador de la atención. PhilaxMed debe colaborar en el ámbito de sus obligaciones contractuales y legales, mediante procedimientos de identificación y canales seguros.

Entrega y conservación de la información

Al término del contrato, Philaxmed entregará al centro una exportación de la información que administra por su cuenta. Los datos tabulares se entregarán en Excel y los documentos y archivos asociados en formatos adecuados que permitan conservar su contenido y utilización. El alcance, plazo y canal seguro de entrega se establecerán en el contrato o sus anexos.

La conservación de las fichas clínicas se ajustará a los plazos legales aplicables, cuyo mínimo general es de quince años desde el último ingreso de información. La custodia que Philaxmed mantenga por cuenta del centro después del término del servicio deberá quedar documentada, indicando su finalidad, plazo y condiciones de acceso y eliminación.

El centro puede solicitar información sobre el alcance y el procedimiento de entrega de sus datos, así como sobre su conservación y respaldo.

09 / CONDICIONES

Cambios, suspensión y término

Philaxmed informará por correo electrónico a los centros sobre los cambios relevantes del servicio o de sus condiciones.

Los cambios que requieran acuerdo de las partes se formalizarán conforme al contrato; su sola comunicación por correo electrónico no sustituirá dicho acuerdo. Ninguna disposición limitará derechos irrenunciables reconocidos por la legislación aplicable.

Las causales de suspensión o término deben ser objetivas y proporcionales, distinguiendo incumplimientos que pueden corregirse de riesgos urgentes para la seguridad o exigencias legales.

Los centros pueden solicitar información sobre las condiciones específicas de suspensión o término aplicables a su servicio, de acuerdo con el contrato y sus anexos.

10 / CONDICIONES

Consultas y atención

Para consultas sobre estas condiciones y solicitudes de los centros, escribe a contacto@philaxmed.com.

No adjuntes fichas clínicas, diagnósticos, contraseñas ni documentos sensibles en un primer correo. Solicita las instrucciones y el canal seguro que corresponda a tu caso.